Fellesdel

Avviksmelding

4.3.13 Retningslinje for rekruttering av avdelingsledere ved HK

PROSEDYRE

Kap 4. Personal

D-4.3.13.

4.3.13 Retningslinjer for rekruttering av avdelingsledere ved hovedkontoret

D-4.3.13 Retningslinjer for rekruttering av avdelingsledere ved Hovedkontoret

Bakgrunn for saken

Det er ønskelig å få på plass en skriftlig policy for rekruttering av avdelingsledere ved hovedkontoret, slik at vi får klargjort prosessen og ulike roller i prosessen. Generelt er det viktig å ha en solid og grundig rekrutteringsprosess, med den nødvendige åpenhet og forankring i Landsstyret. 

Landsstyret er ansettelsesorgan

Normisjons lover § 16, c slår fast at Landsstyret selv skal behandle kall og ansettelse av generalsekretær, avdelingsledere og regionledere.  Det innebærer at LS skal få framlagt en innstilling av kandidat til ansettelse fra generalsekretæren, som LS skal ta stilling til. 

Rolleforståelse

Formelt er Landsstyret øverste ansvarlige organ i Normisjon, som skal være uavhengig i forhold til administrasjonen. LS har en kontrollfunksjon i forhold til administrasjonen, noe som betinger en sunn avstand.

Landsstyrets viktigste jobb er å ansette øverste leder. Generalsekretæren har ansvar for å gjennomføre en grundig ansettelsesprosess ved rekruttering av avdelingsledere.  Denne må ha en nødvendig forankring i LS og resultere i en innstilling som LS skal ta stilling til.

Rekrutteringsprosessen

Ansvaret ligger hos generalsekretær

Prinsipielt er det Generalsekretæren som har ansvar for å gjennomføre denne prosessen. Hun velger både hvem som skal delta og hvordan prosessen skal foregå. Det kan bli sammenblanding av roller hvis LS er for tett inne i den operative prosessen og saksbehandlingen, siden LS skal gjøre det endelige vedtaket og skal ha mulighet til å overprøve GS. Dersom en eller flere fra LS har vært sterkt involvert i prosessen, vil LS bli bundet opp, slik at utfallet i realiteten er gitt. Det kan også frata generalsekretæren en reell myndighet til å fremme sin kandidat. Prinsipielt sett må generalsekretæren ha myndighet til å innstille den lederen hun ønsker, og LS må ha en reell mulighet til å overprøve en innstilling dersom de mener de ikke har godt nok grunnlag for å ta stilling eller de ikke finner prosessen tilfredsstillende. 

Forankring i landsstyret

Det er viktig at ansettelsesprosessen av avdelingsledere er godt forankret i landsstyret. Det kan skje ved at generalsekretær samtaler med landsstyrets leder underveis i prosessen, og ved at LS får god informasjon om de viktigste kandidatene med en solid begrunnelse for hvorfor den innstilte kandidaten ble foretrukket.

Andre deltakere i prosessen

Hovedprinsippet er at generalsekretæren velger hvem som skal delta i prosessen. Nor-Maf bør ikke være direkte involvert i intervjuprosessen ut fra et prinsipielt ståsted. Det er generalsekretærens rett å velge hvem som skal innstilles til ansettelse på dette nivået.   

Det er vanlig i næringslivet for øvrig at Personal /HR involveres i slike prosesser, også når det gjelder ansettelse av sidestilte ledere, med utgangspunkt i sin profesjonskompetanse. Rollen er da å sørge for å få fram fakta og bidra til å belyse alle sider slik at bildet av kandidaten blir så tydelig og godt som mulig. Generalsekretæren velger om hun vil bruke personalleder/en annen avdelingsleder og/eller andre interne eller eksterne i prosessen.

Generalsekretæren kan selv velge å be en fra LS eller en fra Nor-Maf om å være med i rekrutteringen, på bakgrunn av at disse innehar spesiell kompetanse som det er ønskelig å gjøre seg bruk av. Rollen deres blir da den samme som beskrevet for Personal over, å få fram informasjon og sider som kan belyse saken. Det må være GS alene som uavhengig av de andre deltakerne i prosessen skal legge fram innstillingen til Landsstyret.

Saksbehandling

Før utlysning gjennomfører Generalsekretæren en stillingsanalyse, der det avklares hvilke oppgaver, krav og forventninger som det er viktigst å vektlegge i stillingen og hvilke kvalifikasjoner som er kritiske for å lykkes. Denne drøftes med LS og Lederforum før utlysning.

Avdelingslederstillinger utlyses normalt eksternt. Det bør jobbes for å få fram interne kandidater.   

Det skal føres grundige referater fra alle intervjuer. Det skal også innhentes tilstrekkelig med referanser fra alle søkere som blir intervjuet.  

Generalsekretæren legger fram sin skriftlige innstilling til LS, med nødvendig grunnlagsdokumenter.

Oppsummering

Framgangsmåte ved ansettelse av avdelingsledere ved hovedkontoret:

- Generalsekretæren gjennomfører en stillingsanalyse som drøftes i landsstyret og lederforum.
- Avdelingslederstillinger annonseres normalt eksternt. Det bør jobbes for å få fram interne kandidater. 
- Generalsekretær er ansvarlig for å gjennomføre en rekrutteringsprosess som fører fram til en innstilling til landsstyret.
- Generalsekretæren setter sammen det ansettelsesutvalget hun ønsker til å bistå seg i prosessen. En person som har erfaring fra å gjennomføre intervjuer, vurdere søkere og som kan bidra til å kvalitetssikre rekrutteringsprosessen bør trekkes inn.
- Generalsekretæren forankrer prosessen i landsstyret ved å informere landsstyrets formann underveis i arbeidet.
- Landsstyret får presentert de mest aktuelle søkerne med en grundig begrunnelse for generalsekretærens valg av kandidat.


Forslag til vedtak:

Landsstyret anbefaler den framlagte prosedyren for rekruttering av avdelingsledere.

5. Referanser

 

6. Vedlegg

 

Godkjent av:
Generalsekretær

Saksbehandler:
Personalleder

Gyldig fra:
1.8.2016

Versjon: 001

Sist endret: