Fellesdel

Avviksmelding

2.1.4 Systematisk HMS-arbeid

 

PROSEDYRE

P-2.1.4 HMS

Systematisk HMS-arbeid

 Systematisk HMS-arbeid

SYSTEMATISK HMS-ARBEID

1. Hensikt og omfang

Å sikre at arbeidet med arbeidsmiljøet skjer systematisk og er i samsvar med lov- og regelverk.

2. Ansvar

Generalsekretær er ansvarlig for prosedyren.
AMU godkjenner prosedyren
Personalleder er ansvarlig for oppdatering av prosedyren.
Ledere med linjeansvar er ansvarlig for at medarbeidere i linjen er kjent med prosedyren.
Alle ansatte skal følge prosedyren.

3. Beskrivelse

3.1 Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet, jf. Aml § 3-1 (2) a

AMU har ansvar for at det er en overordnet målsetting for Normisjons HMS-arbeid, jf. Aml §3-1.
Se P-2.1.5.

AMU tar initiativ til at det en gang i året arrangeres et allmøte hvor de ansatte jobber avdelingsvis med å sette mål for HMS-arbeidet på sin avdeling. Dette gjøres på bakgrunn av informasjon fra vernerunder og arbeidsmiljøundersøkelser og framlagt sykefraværsstatistikk. Se P.2.1.5 punkt 6.

Avdelingslederne er ansvarlig for at målene rapporteres inn til AMU og legges inn i HMS-systemet.

3.2 Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, jf. Aml § 3-1 (2) b

Generalsekretær er ansvarlig for at det til enhvert tid ligger en oppdatert organisasjonsplan i Normisjons kvalitetssystem, slik at denne er tilgjengelig for alle ansatte. Se D-1.4.1

3.3 Kartlegge farer og problemer, jf. Aml § 3-1 (2) c

AMU har ansvar for at det foreligger oppdaterte prosedyrer og skjemaer for risikovurdering i kvalitetssystemet. Se P-2.2.3

Avdelingslederne har ansvar for å gjennomføre en medarbeidersamtale årlig med sine ansatte der også arbeidsmiljøet blir tatt opp. Se P-4.6.1

Administrasjonssjef/personalleder har i samarbeid med verneombud/tillitsvalgt ansvar for å gjennomføre den årlige vernerunden og å følge opp planer og iverksette tiltak for å redusere risiko. Se P-2.2.2

Alle ansatte har ansvar for å melde avvik/risikoforhold til verneombud/personalavdelingen, som følger disse opp fortløpende i samarbeid med avdelingsleder. Alle avviksmeldinger og oppfølgingen av dem legges årlig fram for AMU.

3.4 Planlegge og gjennomføre endringer i virksomheten, jf. Aml § 3-1 (2) d

AMU har ansvar for at det er oppdaterte prosedyrer som sikrer ivaretagelsen av et godt arbeidsmiljø i forbindelse med planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten. Disse prosedyrene skal inkludere verneombuds medvirkning i henhold til arbeidsmiljøovens § 6-2 (4). Se P-2.1.11

Avdelingslederne har ansvar for at rutinen følges i forbindelse med planlegging og gjennomføring av lokale endringer i virksomheten.

Generalsekretær har ansvar for at rutinen følges i forbindelse med planlegging og gjennomføring av endringer som omfatter hele virksomheten.

3.5 Iverksette prosedyrer for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser, jf.
Aml § 3-1 (2) e

AMU har ansvar for at det er oppdaterte prosedyrer som sikrer at varslinger og avviksmeldinger blir håndtert på en ryddig måte i henhold til lover og forskrifter. Se P-2.2.5

Avdelingslederne har ansvar for at prosedyren følges og at saker blir rapportert videre til AMU.

3.6 Forebygge og følge opp sykefravær, jf. Aml § 3-1 (2) f

Avdelingslederne har ansvar for at rutiner som gjelder sykefravær er kjent av alle ansatte og praktiseres. Se D-4.7.3

3.7 Løpende kontroll når risikoforholdene i virksomheten tilsier det, jf. Aml § 3-1 (2) g

Jf. pkt 3.3.

3.8 Systematisk overvåking og gjennomgang av systematisk HMS-arbeid, jf.Aml § 3-1(2)h

AMU skal påse at organisasjonens vedtatte HMS-system overholdes og at vedtatte prosedyrer følges. Dette innebærer blant annet følgende:

- Se til at vernerunde gjennomføres årlig og handlingsplaner følges opp
- Innhente avdelingenes årlige målsetninger for HMS-arbeidet
- Avgi årlig rapport til Normisjons landsstyre og NOR-Mafs styre
- Gå gjennom alle rapporter som handler om ulykker, avvik og varslinger

Avdelingslederne skal påse at organisasjonens vedtatte HMS-system overholdes og at vedtatte prosedyrer følges. Det innebærer blant annet følgende:

- Følge opp avdelingenes HMS-målsettinger
- Gjennomføre årlige medarbeidersamtaler med hver ansatt
- Følge opp avviksmeldinger
- Følge opp AMUs tiltak i forbindelse med vernerunder og arbeidsmiljøundersøkelser

Det vurderes årlig om det er behov for å gjennomføre arbeidsmiljøundersøkelse for hovedkontoret eller hele organisasjonen.  

AMU og ledergruppa har ansvar for å kontrollere at kvalitetssystemet årlig oppdateres og revideres, se P-2.1.9.

5. Referanser

Arbeidsmiljølovens § 3-1
Internkontrollforskriftens § 5 -8

6. Vedlegg

D-2.1.5 Mål for HMS-arbeidet
D-2.1.6 Mål for Normisjons IA-virksomhet
1.3 Organisasjon og organisasjonskart
D-2.1.3 Organiseringen av HMS-arbeidet
P-2.2.1 Kartlegging av arbeidsmiljøet
P-2.2.2 Prosedyre for vernerunde
S-2.2.3 Risikoanalyse
P-2.1.11 Endring og omstilling
P-4.7.3.1 Prosedyre for oppfølging av sykmeldte
P-3.3.2 Vern mot diskriminering og krenkelse
P-2.3.3 Prosedyre for varsling
P-2.2.5 Avviksmelding med skjema

 

Godkjent av:
Generalsekretær

Saksbehandler:
Personalleder

Gyldig fra:
03062013
Versjon: 001

Sist kontrollert:
12.01.2017