Fellesdel

Avviksmelding

P-2.2.5 Avviksmelding med skjema

PROSEDYRE

Kap 2 HMS

P-2.2.5

 Avviksmelding med skjema

AVVIKSMELDING MED SKJEMA

1. Formål og omfang

Å sikre at alle vet hvordan de skal melde avvik hvis de oppdager en sikkerhetsrisiko eller ser at noe har gått galt, slik at fare, skade eller uhell meldes så raskt som mulig og forebyggende eller gjenopprettende tiltak settes inn. 

2. Ansvar

Generalsekretæren er ansvarlig for prosedyren.
Personalleder er ansvarlig for oppdatering av prosedyren.
Ledere med linjeansvar er ansvarlig for at ansatte i linjen er kjent med prosedyren.
Alle ansatte er ansvarlig for å følge prosedyren

3. Beskrivelse

3.1. Prosedyre

Avviksmelding kan gis på to måter: a) Enten ved å fylle ut skjemaet i pkt. 6 vedlegg, og gi det til nærmeste overordnet eller ansvarlig avdelingsleder for området hvor avvik er oppdaget, eller b) ved å sende avviksmelding elektronisk til personalavdelingen ved å trykke på avviksmelding som står i den gule linjen øverst på hvert dokument.

a) Skjema gis til nærmeste overordnet

Nærmeste overordnet/avdelingsleder er ansvarlig for å følge opp meldingen og sette i verk tiltak. Dette skal skje så raskt som mulig og senest i løpet av tre uker. Nærmeste overordnet/avdelingsleder sørger for at saken blir løst og fyller ut andre halvdel, pkt 1.5, på avviksmeldingen.

Leder beholder originalen og sender kopi til personalavdelingen og verneombud til orientering. Dersom saken ikke kan løses av vedkommende leder, videresendes avviksmeldingen i rapporteringslinjen til overordnet nivå. Mottaker av meldingen skal gi skriftlig tilbakemelding, både ved mottak av melding og når saken anses som løst. Kopi av avviksmeldingen med beskrivelse av iverksatte tiltak, pkt. 1.5, skal gis til personalavdelingen for arkivering.

b) Avviksmelding sendes elektronisk til personalavdelingen

Personalleder/personalkonsulent videresender avviksmeldingen til den avdelingsleder som er ansvarlig for å løse saken. Deretter følges samme prosedyre som under pkt. a).

Alle avviksmeldinger oppbevares i et eget elektronisk arkiv hos personalavdelingen. AMU orienteres om alle avviksmeldinger og oppfølgingen av disse ved slutten av året.

5. Referanser

 

6. Vedlegg

Avviksmelding

Godkjent av:
Generalsekretær

Saksbehandler:
Personalleder

Gyldig fra:
01012013
Versjon: 001

Sist kontrollert:
15.03.2016