Fellesdel

Avviksmelding

2.3.3 Prosedyre for varsling

PROSEDYRE

Kap 2. HMS

P-2.3.3

PROSEDYRE FOR VARSLING 

 PROSEDYRE FOR VARSLING

1. Hensikt og mål

Å sikre at kritikkverdige forhold skal avdekkes og ryddes opp i snarest mulig.
Å sikre at organisasjonen har klare retningslinjer for intern kommunikasjon og varsling.
Å sikre at det ikke skal være vanskelig å si fra om kritikkverdige forhold i organisasjonen. 

2. Ansvar

Administrasjonssjef er ansvarlig for prosedyren.
Personalleder er ansvarlig for å oppdatere prosedyren
Linjeledere er ansvarlig for at ansatte i linjen er kjent med prosedyren
Alle ansatte er ansvarlig for å følge prosedyren

3. Beskrivelse  
A. Hva er varsling?

Å varsle er å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen eller gi melding om forhold en mener kan være grunn til bekymring.

Eksempler på forhold det kan være aktuelt å varsle om:
- Svikt i sikkerhetsrutiner
- Arbeidsforhold i strid med arbeidsmiljølovens krav og organisasjonens retningslinjer
- Uforsvarlig saksbehandling
- Korrupsjon og andre økonomiske misligheter
- Diskriminering og mobbing på arbeidsplassen
- Ulovlig eller uetisk atferd
- Mistanke om at seksuelle krenkelser har skjedd/skjer
- Mistanke om at misjonærbarn utsettes for omsorgssvikt
- Mistanke om at en ansatt utsetter en annen for mishandling/vold

B. Hvorfor varsle?

Arbeidsmiljølovens §2-4 (1) slår fast arbeidstakers rett til å varsle. Det at arbeidstakere sier fra er ofte den eneste måten ukultur og ulovlige forhold kan avdekkes. Varsling gir mulighet for å rydde opp i problemene og unngå at de vokser seg større. Det er derfor viktig at arbeidstakerne bruker denne retten når det er nødvendig.
I et godt arbeidsmiljø skal det være lav terskel for å si i fra om kritikkverdige forhold. Arbeidstaker må samtidig ta hensyn til at arbeidsgiver, arbeidsmiljø og kolleger ikke skal belastes uten grunn. Arbeidstakers fremgangsmåte ved varsling skal være forsvarlig.

C. Hvordan varsle?

Arbeidstaker skal bruke de prosedyrer og strukturer som allerede finnes i organisasjonen i forbindelse med håndtering av saker av sensitiv karakter.  
Det betyr:
- Arbeidstaker skal enten varsle sin linjeleder eller gå direkte til generalsekretæren
- Som et alternativ til denne linjen, kan arbeidstaker gå via leder i medarbeiderforeningen, som tar saken videre til generalsekretæren
- Generalsekretæren behandler saken i tråd med organisasjonens prosedryrer    
- Varsling skal skje skriftlig, melding skal undertegnes av varsler.

D. Hvordan skal varslingsmeldinger behandles?

- Varslers identitet behandles som fortrolig informasjon.
- Saken det varsles om skal ha fokus, ikke personen som varsler.
- Alle påstander skal undersøkes grundig, og det skal snarest ryddes opp i eventuelle kritikkverdige forhold.
- Om varslingen gjelder enkeltpersoner, vil anklagen tas opp med den/de det gjelder som har krav på å få informasjon om anklagens innhold.
- Varsler skal få tilbakemelding i løpet av to uker etter at melding er gitt, om hvilke tiltak som planlegges.
- Varsler skal få tilbakemelding om hva som har skjedd med saken når det er ferdig behandlet.
- Dersom det viser seg at det ikke var grunn til bekymring/kritikk, skal saken avsluttes på en måte som ivareta den som ble utsatt for grunnløs kritikk, og varsleren skal får en ordentlig forklaring.

D. Prosedyre når saken er kommet til generalsekretær

- Dersom det gjelder en seksuell krenkelsessak, ber generalsekretæren om at koordineringsgruppa for slike saker avklarer innholdet i meldingen i samsvar med retningslinjene for slike saker. Denne gruppa tar også ansvar for mediehåndtering i samarbeid med medieleder.
- Andre saker avklares av en ansvarsgruppe som består av generalsekretær, samt daglig leder i Acta hvis saken gjelder en ansatt i Acta, personalleder og en ekstern personalrådgiver. De fra ledergruppa som saken berører, trekkes inn.  
- Generalsekretæren/daglig leder i Acta trekker deretter formelt konklusjon om hvilke tiltak som er nødvendig.

4. Kontroll

Varsling og oppfølging av varsling skal dokumenteres årlig overfor virsomhetens landsstyre i henhold til landsstyrets årsplan.

 
 

 

5. Referanser

 

6. Vedlegg

S-2.3.3.1 Skjema for varsling

 

Godkjent av:
Generalsekretær

Saksbehandler:
Personalleder

Gyldig fra:
01072012
Versjon: 001

Sist kontrollert:
15.03.2016