Fellesdel

Avviksmelding

4.11.3 Oppsigelse - når arbeidsgiver sier opp

PROSEDYRE

Kap 4. Personal

P-4.11.3

 Oppsigelse - når arbeidsgiver sier opp

OPPSIGELSE - NÅR ARBEIDSGIVER SIER OPP

1. Hensikt og omfang

Å sikre at arbeidsgiver følger lovens krav i forbindelse med eventuell oppsigelse.

2. Ansvar

Administrasjonssjefen er ansvarlig for prosedyren
Personalleder er ansvarlig for oppdatere prosedyren
Arbeidsgivere er ansvarlig for å følge prosedyren

3. Beskrivelse

3.1. Generelt om oppsigelse

Ved oppsigelse fra arbeidsgiverens side kreves at oppsigelsen er saklig begrunnet i arbeidsgiverens, virksomhetens eller den ansattes forhold. Oppsigelsen må for å være gyldig, være klar og ubetinget. Det må være helt klart at oppsigelse har funnet sted. Partenes rettigheter og plikter vil normalt gjelde uforandret i oppsigelsestiden. Oppsigelse er alltid siste utvei, etter at andre løsninger er forsøkt.

3.2 Formkrav til oppsigelse

Etter arbeidsmiljøloven § 15-4 må en oppsigelse fra arbeidsgiver være skriftlig for å være gyldig. En oppsigelse fra arbeidsgivers side må videre inneholde følgende opplysninger:

- Arbeidstakerens rett til å kreve forhandlinger med arbeidsgiveren om oppsigelsens saklighet
- Frist for å kreve forhandlinger
- Rett til og frist for å reise søksmål
- Opplysninger om retten til å stå i stilling etter 
arbeidsmiljøloven § 15-11 (gjelder ikke prøvetidsansatte)
- Opplysninger om hvem som er arbeidsgiver og rett saksøkt hvis arbeidstakeren forfølger saken
- Opplysninger om fortrinnsrett etter 
arbeidsmiljøloven § 14-2 dersom oppsigelsen skyldes virksomhetens forhold.

3.3 Oppsigelsestid, se pkt 4.12.1.1

Ifølge loven § 14-6 (h), skal arbeidstakerens og arbeidsgiverens oppsigelsesfrister, stå i arbeidsavtalen.

3.4 Saklighetskrav ved oppsigelse

Spørsmålet om en oppsigelse er saklig eller usaklig må vurderes ut fra de konkrete forhold i det enkelte tilfelle. Vi anbefaler stor varsomhet på dette område.

Også ved oppsigelse pga. arbeidstakerens forhold, har arbeidsgiveren bevisbyrden for de anførsler han vil påberope som begrunnelse for oppsigelse.

3.5 Bruk av advarsel

Advarsler gis til arbeidstakere for situasjoner eller hendelser som arbeidsgiver mener er uakseptable, men hvor man ønsker å gi den ansatte en sjanse til å forbedre seg. I virksomheten vil vi derfor ha fokus på at advarsel kan være en del av positiv utvikling. Dersom en advarsel skal ha en slik betydning, er det viktig at den er tilstrekkelig konkretisert.

Det er også viktig med en hurtig reaksjon etter episoden som skal påtales. Går det for lang tid uten korreksjon, vil arbeidstaker kunne legge til grunn at det ikke kommer noen reaksjon fra virksomheten og at arbeidsgiver finner den aktuelle atferd akseptabel.


Samtale på forhånd

Forut for en advarsel, bør arbeidsgiver innkalle den ansatte til en samtale om de(n) aktuelle episoden(e). Sett gjerne opp ekstra medarbeidersamtale. Fortell om episoden(e) du mener kvalifiserer til advarsel, og hør den ansattes eget syn på denne/disse. Det kan tenkes at forholdet etter en samtale fremstår som bagatellmessig, eventuelt at det hele beror på en misforståelse. Skriv gjerne referat fra samtalen som du arkiverer i arbeidstakers mappe.

Advarsel gis muntlig eller skriftlig og det skrives referat
Dersom du som arbeidsgiver etter samtalen fastholder behov for advarsel, kan denne gis muntlig eller skriftlig avhengig av hvor alvorlig arbeidsgiver vurderer episoden. Er det gitt muntlig advarsel, bør du notere det ned så fort som mulig i et møtereferat eller som et interndokument i personalmappen til den ansatte. Alternativt kan advarselen gis skriftlig, og da slik at det vanlige er at arbeidstaker noterer på advarselen at man har mottatt denne (uavhengig av om man er enig i den). Det anbefales at man i den skriftlige advarselen både viser til de forutgående samtalen og episoden bak advarselen. La det komme klart frem hva som må endres, og hva konsekvensene vil være dersom oppførselen ikke endrer seg. Advarselen bør lagres i personalmappen. Dersom arbeidstakeren er uenig i advarselen, bør også den ansattes versjon av saken lagres i mappen.

Sørg for en ivaretakende prosess og følg opp samtalen
Det er viktig at du som arbeidsgiver formidler det positive siktet som en advarsel har om å hjelpe den ansatte til å endre atferd. Du må også ha fokus på belastningen det er for en ansatt å motta en advarsel, og sørge for at prosessen gjennomføres på en så ivaretakende måte som mulig. Du bør følge opp arbeidstakeren med ny samtale etter en tid, for å gi tilbakemelding om du er fornøyd med utviklingen eller om det fortsatt er forhold arbeidstakeren bør jobbe videre med.

Advarselen skal gi hjelp til å endre atferd og er viktig dokumentasjon
Dersom man først gir en advarsel, ligger det i dette at man gir medarbeideren en ny sjanse til å forbedre seg på det området man har fått advarsel for. Dersom en ansatt for eksempel blir tatt i å misbruke arbeidstiden til å spille dataspill på nettet, kan du som arbeidsgiver etter en samtale gi den ansatte en muntlig eller skriftlig advarsel. Du kan da presisere at advarselens hensikt er at vedkommende skal forstå alvoret og få tid til å endre atferd. Skjer det igjen, må det påtales med en gang og en ny advarsel kan gis. Når uakseptabel atferd gjentar seg, kan man vurdere om disse tilfellene sett i sammenheng er så alvorlige at de gir grunnlag for saklig oppsigelse, jf. arbeidsmiljølovens krav om saklighet, Aml § 15-7. Oppsigelse bør imidlertid alltid være siste utvei.

En advarsel gir medarbeideren som sagt mulighet til å forbedre sin opptreden, innstilling og eventuelt arbeidsvilje. Advarselen har imidlertid også den konsekvens at den vil kunne styrke grunnlaget for en eventuell senere oppsigelse eller avskjed bevismessig. Det er ikke noe krav om et visst antall advarsler forut for en oppsigelse. Det avhenger helt av den konkrete situasjonen om det i det hele tatt skal gis en eller flere advarsler eller ikke forut for oppsigelsen. 

Lagring av en advarsel
Merk at Datatilsynet på sine nettsider har en del informasjon om lagring av opplysninger i personalmappe. Det er viktig at arbeidsgiver jevnlig gjennomgår personalmappene og begrenser innholdet til det som man mener er nødvendig å lagre. Arbeidsgiver må ved slike gjennomganger vurdere konkret hvor lenge det er behov for å lagre en advarsel. U
tgangspunktet er at personopplysninger ikke skal lagres lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Aktuelle momenter er hvilke omstendigheter som ligger til grunn for advarselen og om disse har opphørt, alvorlighetsgraden og behovet for dokumentasjon dersom atferden senere gjentar seg. En kan ikke angi konkrete frister for når opplysningene skal slettes. Ofte kan slike dokumenter være av en slik art at det kan være nødvendig å ha dem i mappen så lenge arbeidsforholdet varer, og mulig også litt etter dette, avhengig av hvilken situasjon advarselen gjaldt. Dette må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.

Se M-4.11.3.1 for mal for advarsel.

3.6 Saksbehandlingsregler

Arbeidsgiver plikter å drøfte den mulige oppsigelsen med den ansatte og med tillitsvalgte før beslutning om oppsigelse treffes, jfr. arbeidsmiljølovens § 15-1.
Det er viktig at arbeidsgiver i drøftingsmøtet tar opp alle punkter som en mener begrunner en oppsigelse, slik at den ansatte får muligheten til å kommentere disse. Punktene, samt arbeidstakers kommentarer bør også kort refereres i protokollen. Mer om drøftingsmøtet, se vedlegg under punkt 6.

Gis det oppsigelse, må formkravene i
lovens § 15-4 følges, jf punkt 3.2 over, og mal for oppsigelsesbrev, pkt M-4.12.3.4.

3.7 Oppsigelse i prøvetiden

For oppsigelse i prøvetiden gjelder særskilte regler i arbeidsmiljølovens § 15-6.

Ifølge
§ 15-6 kan en oppsigelse i prøvetiden være begrunnet i arbeidstakerens tilpasning til arbeidet, faglig dyktighet eller pålitelighet, i tillegg til arbeidsgiverens rett til oppsigelse etter lovens § 15-7.

Arbeidsgiveren må ved eventuell tvist om oppsigelsen godtgjøre hva oppsigelsen bygger på, slik at arbeidsgiverens vurdering kan etterprøves. Dette stiller særlige krav til en planmessig introduksjon, instruksjon og opplæring bl.a. av nye arbeidstakere som har prøvetid. Det er viktig at arbeidsgiver følger opp den ansatte i prøvetiden, og dersom det er misnøye med arbeidsutførelsen, er det viktig at den ansatte får en klar tilbakemelding, f.eks. i form av en skriftlig advarsel. 

Arbeidstaker som blir sagt opp i løpet av prøvetiden, har et noe begrenset oppsigelsesvern i forhold til fast ansatte arbeidstakere. Det må imidlertid foreligge en saklig grunn for oppsigelse, og det er ikke fritt frem for arbeidsgiver å avslutte et arbeidsforhold ved prøvetidens utløp.

En som blir sagt opp i prøvetiden, har ikke rett til å stå i stilling ut over prøvetidens avtalte oppsigelsesfrist dersom oppsigelsen bestrides. Retten kan dog ved kjennelse gi ham en slik rett.

4. Kontroll

 

5. Referanser

 

6. Vedlegg

Informasjon om drøftingsmøtet
M.4.12.3.2 Innkalling til drøftingsmøte
M.4.12.3.3 Protokoll, drøftingsmøte
M.4.12.3.4 Brev om oppsigelse

Godkjent av:
Generalsekretær

Saksbehandler:
Personalleder

Gyldig fra:
01072012
Versjon: 002

Sist endret:
10.11.2017