Fellesdel

Avviksmelding

4.5.13.1 Prosedyre ved refusjon av utgifter

PROSEDYRE

Kap 4. Personal

P-4.5.13.1

 

 

Prosedyre ved refusjon av utgifter 

PROSEDYRE VED REFUSJON AV UTGIFTER

1. Hensikt

Å sikre at ansatte kjenner organisasjonens rutiner for å dokumentere økonomiske utlegg.
Å sikre at utbetaling av økonomiske utlegg blir tilstrekkelig dokumentert.

2. Ansvar

Generalsekretær er ansvarlig for prosedyren
Personalleder er ansvarlig for å oppdatere prosedyren
Linjeledere med personalansvar er ansvarlig for at de ansatte er kjent med prosedyren
Alle ansatte er ansvarlig for å følge prosedyren

3. Beskrivelse

3.1 Prosedyre ved levering av reiseregning 

Det skal leveres reiseregningskjema for alle typer reiser, både for kilometergodtgjørelse ved bruk av privat bil og ved bruk at off. transportmidler. (Se S-4.5.13.3) Ved bruk av off. transportmidler brukes nederste del av skjemaet. Dato/reist reisestrekning (fra-til)/formålet med reisen, skal fylles ut.   

Hvis Normisjon skal dekke reisen for ikke-ansatte, for eksempel noen som deltar på et komité-møte el. lignende, så sørg for at de fyller ut reiseregningskjema.

Bestiller du reise via GTravel og regning sendes til Normisjon, så skal også formålet med reisen føres på fakturaen fra det aktuelle selskapet.

Når du leverer en reiseregning, så skal all dokumentasjon tilhørende den enkelte reise legges ved. Mangelfulle reiseregninger vil ikke bli utbetalt, men lagt tilbake til den enkelte.

Ved bruk av reisekort/verdikort ved bruk av offentlig kommunikasjon, se pkt. 4.5.13.4.1

Kvitteringer som vedlegges skjemaet skal tapes inn på et A 4 ark, ikke stiftes sammen, skannes og sendes til receiveKNIF@compello.no sammen med skjemaet. Se 3.2 for retningslinjer ang. regninger som sendes til compello. 

3.2Forutsetninger for å bruke e-postmottak av faktura til receiveKNIF@compello.com (gjelder fra 10.5.2021):

· Hver PDF skal tilsvare en faktura med alle underbilag. Det er ikke mulig å slå sammen flere filer i en    zip fil eller at ett pdf dokumentet inneholder flere faktura.

· Vedlegget må ha filtype pdf. Andre filtyper godkjennes ikke. 

· Maksimal størrelse på e-posten med vedlegg er 20MB

· Det forutsettes at alle felt som skal tolkes er på første side av fakturaen - Deres kundenavn må være    leselig på 1.side av faktura.

· Mottakerens navn og fakturaadresse må finnes på fakturaen, som ved fysiske fakturaer som sendes    per post.

· Teksten i e-posten blir ikke lest manuelt, og det er ikke mulig å gi beskjeder om manuell overstyring    eller behandling gjennom teksten.

· Faktura som sendes elektronisk kan ikke være en link til faktura som ligger på en internettløsning.

· Faktura /kreditnota hvor mottaker ikke stemmer med kundenavn, blir returnert til avsender.

3.3 Elektronisk håndtering av reiseregninger og andre regninger

For å forenkle håndteringen av utleggsbilag har vi nå knyttet oss til KNIF sin løsning for digital innsending av utleggsbilag. Dette kan gjøres for alle typer utlegg du måtte ha utenom kilometergodtgjørelse som fortsatt må gjøres på gamlemåten.

Slik bruker du tjenesten:

Legg inn denne linken i nettleseren på mobilen din: https://skjema.knifregnskap.no/2001/utlegg
Klikk på bankID og logg deg inn på vanlig måte.
Fyll inn linjene, last opp bildet av kvitteringen og send inn.
Under pkt 6 Vedlegg, ligger en nærmere forklaring. 

 

5. Referanser

 

6. Vedlegg

Forklaring 

Godkjent av:
Generalsekretær

Saksbehandler:
Personalleder

Gyldig fra:
01082013
Versjon: 003

Sist kontrollert:
29.04.21