Fellesdel

Avviksmelding

4.9.3.2 Veileder for gjennomføring av dialogmøte

VEILEDER

Kap 4 Personal

V-4.9.3.2

 
Veileder for gjennomføring av dialogmøte

VEILEDER FOR GJENNOMFØRING AV DIALOGMØTE


Nedenfor finner du et eksempel på hvordan du kan gjennomføre samtale med en sykemeldt arbeidstaker:

Før innkalling til samtale:

- Mål: At den ansatte ser utfordringene og mulighetene og selv er med på å komme frem til en løsning
- Klargjør forventningene til, og hensikten med samtalen

Før du har samtalen er det viktig at den ansatte i tilstrekkelig tid på forhånd blir invitert til samtalen, og at hensikten blir gjort klart for den ansatte slik at også han/hun har anledning til å kunne forbrede seg. Sett av minst en time til samtalen, selv om du tror det bare tar en halv time.

Ved gjennomføring av samtalen:

- Vær forberedt
- Finn et rolig sted
- Sett en tidsramme, men ha god tid og sørg for ikke å bli forstyrret av henvendelser og telefoner
- Kort og tydelig budskap, still oppfølgingsspørsmål for å unngå misforståelser
- Vær forberedt på følelser
- Respekter hverandres virkelighetsoppfatning og hjelp hverandre til å se nye muligheter
- Avslutning og oppfølging

Vær tydelig i forhold til hva du ønsker å ta opp. Vær ærlig og ha øyekontakt. Still gjerne oppfølgingsspørsmål som ”Hvordan oppfatter du dette? Eller ”Hva tror du om det”.

Vær forberedt på at dere kan komme inn på temaer som kan skape følelser og som den ansatte kan reagere ulikt på. Dersom dere kommer inn på følsomme temaer som mobbing, rus eller andre ting som kan være problematiske for den ansatte, er det naturlig med reaksjoner som sinne eller sorg. Det er bra med ledere som viser at de bryr seg om de ansatte.

Respekter at dere kan ha ulike virkelighetsoppfatninger. Den sykemeldte kan oppgi andre årsaker til sykefraværet enn det du trodde i forkant. Når du viser respekt for hvordan den ansatte oppfatter situasjonen oppnår du større grad av likeverd og tillit mellom dere i samtalen.

Avslutningen av samtalen er viktig slik at den fører til oppfølging av det dere har snakket om. Spør hva medarbeideren synes skal gjøres videre, slik at han/hun kan være med å påvirke den videre prosessen. Avslutt gjerne med å gjenta hovedbudskapet og hva dere har blitt enige om. Oppfølgingssamtalen skal ha et referat med form som en oppfølgingsplan som omtaler hvordan det skal tilrettelegges for at den ansatte skal komme raskest mulig tilbake i jobb. Det kan være greit å forberede den ansatte på at det vil komme et referat som en oppfølgingsplan i etterkant av møte som den ansatte må underskrive. Mange velger også å lage oppfølgingsplanen mens de sitter i møtet sammen. Dette kan ofte være en god løsning for å sikre at denne faktisk blir utarbeidet som et følge av møtet. Det er som nevnt lovpålagt å utarbeide en slik plan innen 4 uker av sykefraværet og NAV kan etterspørre denne planen ved behov.

Kilde: Lederhuset, Virke

5. Referanser

 

6. Vedlegg

P-4.7.3.1 Prosedyre for oppfølging av sykmeldte

 

Godkjent av:
Generalsekretær

Saksbehandler:
Personalleder

Gyldig fra:
01072012
Versjon: 001

Sist endret: