Fellesdel

Avviksmelding

4.6.1 Prosedyre - medarbeidersamtale m/skjema

PROSEDYRE

Kap 4. Personal

P-4.6.1

 

Prosedyre - medarbeidersamtale m/skjema

PROSEDYRE FOR MEDARBEIDERSAMTALER MED SKJEMA

1. Hensikt og omfang

Å sikre at alle med personalansvar gjennomfører minimum en årlig medarbeidersamtale med sine ansatte.
Prosedyren gjelder alle ledere med personalansvar.

2. Ansvar

Generalsekretæren er ansvarlig for prosedyren
Personalleder er ansvarlig for å oppdatere prosedyren
Ledere med linjeansvar er ansvarlig for å følge prosedyren

3. Beskrivelse

3.1 Definisjon og mål

En medarbeidersamtale er en samtale mellom ansatt og leder som er planlagt, forberedt, periodisk tilbakevendende og forpliktende.

Medarbeidersamtalen har som mål å:
-  skape større åpenhet, trygghet og tillit mellom leder og medarbeider
-  fremme godt samarbeid og bedre arbeidsmiljø
-  øke motivasjon og trivsel
-  kartlegge den enkeltes behov, muligheter og begrensninger slik at alle kan utvikle seg og finne den arbeidsmåten som passer
-  bidra til å gjøre tjenesten mest mulig målrettet gjennom samtale om arbeidsoppgaver, mål og resultater
-  samtale om den enkelte medarbeiders videre utvikling og karriereplanlegging
- konkretisere hvilke tiltak som skal iverksettes etter samtalen og hvem som er ansvarlig for oppfølgingen

Det siste punktet er viktig, slik at begge parter opplever at ting blir tatt tak i og gjort noe med, og  forventningene om hva som skal skje er tydelig avklart. 

 3.2 Skjema 

Det er utarbeidet en mal for medarbeidersamtalen som inneholder de viktigste og vanligste elementene en finner i medarbeidersamtaler, tilpasset vår virksomhet. Det er ikke nødvendig å gå gjennom alle punktene, men skjemaet er tenkt som en hjelp for å lede samtalen i riktig retning. Det viktigste med en medarbeidersamtale er likevel ikke selve skjemaet, men hvordan virksomhetens ledelse legger opp til og gjennomfører reelle, åpne og konstruktive samtaler med sine medarbeidere. Ledere står derfor fritt til å bruke andre maler, hvis en finner det mer hensiktsmessig. Det viktigste er at både medarbeideren og lederen har forberedt seg i forhold til de samme punktene/spørsmålene.

3.3 Samtalens karakter

Medarbeidersamtalen skal ikke være en sjelesorgsamtale. Målet for samtalen er utvikling, ikke vurdering. Samtalen skal gi den enkelte bedre anledning til å vite hvor han står, og til å utvikle seg videre. For at dette skal lykkes, forutsetter det vilje, mot og evne til å samtale åpent, ærlig og saklig om arbeidet. Dette inkluderer også vilje til å ta opp frustrasjoner, behov og personlige forhold som innvirker på arbeidet.

Det er viktig å huske at en medarbeidersamtale skal være toveis kommunikasjon mellom to likeverdige samtalepartnere.

3.4 Prosedyre

Alle ansatte skal minimum ha en årlig medarbeidersamtale. Nyansatte skal i tillegg ha en medarbeidersamtale med sin nærmeste overordnede etter ca en måned (jf. prosedyre for  opplæring av ny arbeidstaker).

Samtalen bør holdes på medarbeiderens kontor eller på et nøytralt sted. 1 ½ time er vanlig tidsramme for medarbeidersamtalen, men leder bør ha litt slingringsmonn hvis det er behov for mer tid.

Det skal skrives et notat etter medarbeidersamtalene. Be gjerne den ansatte om å skrive referatet. Begge parter skal være enig i innholdet og skrive under.

Leder sender i forståelse med medarbeideren referat fra medarbeidersamtalene til sin overordnede eller personalleder. Hensikten med det er å skape gjennomsiktighet i organisasjonen og sikre at problemer blir tatt tak i. Dersom det er forhold den ansatte ikke ønsker at andre skal lese, kan disse tas ut av referatet når det sendes til leders overordnet.

4. Kontroll

5. Referanser

 

6. Vedlegg

Skjema for medarbeidersamtale, bokmål

Et forenklet skjema til medarbeidersamtale

Godkjent av:
Generalsekretær

Saksbehandler:
Personalleder

Gyldig fra:
01072012
Versjon: 002

Sist kontroller:
15.3.2021