Fellesdel

Avviksmelding

4.3.1 Gangen i en rekrutteringsprosess

VEILEDER

Kap 4 Personal

V-4.3.1

 Gangen i en rekrutteringsprosess

GANGEN I EN REKRUTTERINGSPROSESS

A. Rekrutteringsprosessen

1. Stillingsanalyse - Kravspesifikasjon

Stillingens hovedoppgaver og mål konkretiseres, se vedlegg 1 Stillingsanalyse under pkt 6. I en ansettelsesprosess er det naturlig å se oppgavene til den aktuelle stillingen i sammenheng med andre stillingsbeskrivelser innenfor samme seksjon/avdeling/region etc. Kanskje noen oppgaver skal endres i forhold til tidligere? Da er tiden inne til å gjøre det nå.
Krav til stillingsinnehaver konkretiseres. Se vedlegg 2 Kravspesifikasjon under pkt 6.

2. Rekrutteringsmetode

Ledige stillinger skal som hovedregel utlyses offentlig. Men en kan også se for seg andre rekrutteringsmetoder, som headhunting og intern rekruttering.

Utforming av stillingsannonse skjer i samråd med den (de) enhet(er) som stillingen er knyttet til. Ved ekstern utlysning settes annonsen inn i aviser/tidsskrifter/fagblader som det etter en konkret vurdering er naturlig å bruke, og annonse legges ut på Normisjons nettsider. Se V-4.3.2 Veileder for utlysning av ledig stilling

Ved ekstern utlysning skal søknadsfristen normalt være 3 uker.
Dersom det etter utlysning ikke melder seg kvalifiserte søkere, må en vurdere andre metoder, som for eksempel headhunting, eller foreta ny utlysning.

Alle stillinger bør også utlyses internt, enten på Normisjons nettside eller ved e-post til alle ansatte.  

 3. Søknader, utvelgelse

Det foretas registrering av søknadene etter hvert som de mottas.
Som hovedregel utarbeides søkerliste i alle rekrutteringsprosesser. Søkerliste skal inneholde søkers navn, adresse og alder, sivilstand, tittel / yrke, utdanning / eksamener, arbeidspraksis med angivelse av arbeidssted og arbeidets varighet, se vedlegg 3 Søkerliste i pkt 6.

4. Intervju og referansekontroll

Det gjennomføres intervju med de mest aktuelle søkerne. Se V-4.3.4 Veileder for gjennomføring av intervju. Etter hvert intervju fylles det ut et skjema som oppsummerer inntrykkene, se vedlegg 4 Førstegangsintervju, oppsummering i pkt 6.

Det kan være nødvendig å gjennomføre to intervjuer med kandidatene for å kvalitetssikre inntrykket. Det andre intervjuet kan kombineres med en oppgave for å teste kvalifikasjoner.

Det skal innhentes referanser i etterkant av intervjuet, se V-4.3.5 Veileder for innhenting av referanseuttalelse.

Deretter vurderes og rangeres kandidatene og det gis en innstilling, se vedlegg 5 Vurdering av kandidater i pkt 6.

5. Ansettelse

Dersom det er tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere skal innstillingen normalt inneholde minimum 2 kandidater i prioritert rekkefølge.

Innstillingen er ikke offentlig.

B. Ansettelsesmyndighet

1. Saksforberedelse / innstilling / ansettelse

Ansettingsmyndigheten for den aktuelle stillingen setter sammen et ansettelsesorgan til å forberede og gjennomføre ansettelsesprosessen.  

2. Uttalelse fra generalsekretær/regionsstyre

På hovedkontoret skal Generalsekretæren, evt. også ledergruppa, uttale seg når det gjelder ansettelse i stilling i Normisjon/Acta sentralt. 

I en region eller forsamling skal regionsstyre/forsamlingsstyre få mulighet til å uttale seg når det gjelder ansettelse i stilling tilknyttet vedkommende region / forsamling, dersom disse organer ikke utgjør selve ansettelsesmyndigheten.

3. Ansettelsesmyndighetens vurdering

Ansettelsesmyndigheten plikter å foreta en saklig og samvittighetsfull totalvurdering for å finne fram til de best kvalifiserte søkerne. Det skal tas spesielt hensyn til interne søkere ved at de innkalles til en samtale, uavhengig av om de betraktes som aktuelle til stillingen eller ikke.

En skal som hovedregel søke å unngå at personer i nær familie ansettes på samme sted eller kommer i direkte over-/ underordnet forhold til hverandre.

Vikarer skal normalt inneha de kvalifikasjoner som kreves ved fast tilsetting, men kravene kan fravikes etter en konkret vurdering.

4. Ansettelsesvilkår

Arbeidstakeren ansettes i Normisjon på de lønns- og arbeidsvilkår som følger av gjeldende lover, tariffavtaler, reglementer og ansettelsesdokumenter.

Alle ansettelser skjer normalt med en prøvetid på 6 måneder. Prøvetiden skal spesifiseres i arbeidskontrakten. I prøvetiden gjelder 14 dagers gjensidig oppsigelsesfrist. Vurdering og bedømmelse av arbeidstakeren i prøvetiden skal skje i samsvar med introduksjonsplan. Spørsmål om oppsigelse i prøvetida skal følge arbeidsmiljølovens bestemmelser.

5. Ansettelsesbrev

Ansettelse, både fast og midlertidig, skal meddeles skriftlig. Av ansettelsesbrevet skal det framgå hvilke vilkår og forpliktelser som gjelder for stillingen, se mal for ansettelsesbrev under pkt. 6 Vedlegg.

Den nyansatte må innen 1 uke fra ansettelsesbrevet er mottatt svare skriftlig om hun/han tar imot stillingen. Når slik bekreftelse foreligger, gis de øvrige søkere melding om at ansettelse har skjedd. De vedlegg som fulgte søknadene returneres, dersom søkerne ønsker det.  

Senest ved tiltredelse informeres det om NorMaf og Normisjons lovverk og handlingsplan.

6. Ansettelsesmyndighet 

Normisjon Sentralt:

Normisjons landsstyre ansetter generalsekretær, avdelingsledere, regionledere og ansatte i  samarbeidslandene (Grunnregler for Normisjon § 16).
Generalsekretæren ansetter seksjonsledere og andre ansatte i Normisjon på Hovedkontoret. Daglig leder i Acta ansetter ansatte i Acta sentralt.

Normisjon Regionalt:

Regionstyret avgir innstilling til landsstyret ved ansettelse av regionleder og ansetter regionens øvrige faste medarbeidere (Lover for N.N.region av Normisjon § 11).

Ansettelse i vikariater / midlertidig ansettelse

Generalsekretær/Daglig leder i Acta/Regionleder kan ansette i vikariater og midlertidige stillinger for et tidsrom av inntil 12 måneder. Eventuell forlengelse utover 12 måneder / sesong forelegges ansettelsesmyndigheten for godkjenning. Ansettelse etter ovenstående regler gjelder ett og samme arbeidsforhold.

Oppsummering av fasene i rekrutteringsprosessen

 
 

 
 

 

5. Referanser

 

6. Vedlegg

1. Stillingsanalyse
2. Kravspesifikasjon
3. Søkerliste
4. Førstegangsintervju, oppsummering
5. Vurdering av kandidater, sammenligning   
6. Mal for brev med tilbud om stilling/ansettelsesbrev

Godkjent av:
Generalsekretær

Saksbehandler:
Personalleder

Gyldig fra:
01072012
Versjon: 001

Sist kontrollert:
13.1.2017