Fellesdel

Avviksmelding

4.3.6 Prosedyre for innhenting av politiattest

PROSEDYRE

Kap 4 Personal

P-4.3.6

 Prosedyre for innhenting av politiattest

PROSEDYRE FOR INNHENTING AV POLITIATTEST

1. Hensikt og omfang

Å sikre at alle ansatte som kommer inn under bestemmelsen, leverer politiattest 

2. Ansvar

Generalsekretær er ansvarlig for prosedyren.
Personalleder er ansvarlig for å oppdatere prosedyren.
Ledere med linjeansvar er ansvarlig for gjøre ansatte kjent med prosedyren
Alle ansatte som kommer inn under bestemmelsen er ansvarlig for å følge prosedyren

3. Beskrivelse

3.1. Vedtak i Actas Landsråd og Normisjons Landsstyre

Både Landsrådet og Landsstyret vedtok i 2012 at det skal hentes inn politiattester fra alle ansatte og alle frivillige som har stillinger/oppgaver/verv som innebærer et tillits- og/eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller personer med utviklingshemming. Rutinene på hvordan dette skal gjøres i Acta og Normisjon er nå klare.

3.2. Tilgjengelig informasjon

På nettsiden til Acta ligger all informasjon om ordningen, med retningslinjene for innhenting og håndtering av politiattester i Acta og Normisjon, samt ansvarsfordeling, veiledning for søknad med mer.  

3.3. Ansvarfordeling

a) Hovedkontorets ansvar

Personalleder har ansvar for følgende:

1) Sørge for at det ligger oppdatert informasjon om Normisjons politikk angående innhenting av politiattester på nettside, med veiledning og søknadsskjema.

2) Sørge for å innhente politiattester fra personer i stillinger sentralt som fyller kriteriene for å levere politiattest og notere navn og dato for framvisning av politiattesten i et sentralt register.

3) Være rådgiver for regionleddet og samtalepartner for en ansatt som ikke ønsker å framvise politiattest. 

4) Sørge for å ta en politiattest med merknad til koordineringsgruppa, som behandler saken videre.

b) Regionenes ansvar

Det oppnevnes en politiattestansvarlig med varaperson i hver region.

Den regionalt ansvarlige personen for politiattester har ansvar for:

1) Sørge for at informasjon om rutinene og hvorfor organisasjonen innhenter politiattester er lett tilgjengelig for alle som er interessert. Dette bør gjøres ved jevnlig å gi informasjon på ledersamlinger, samt sørge for at det ligger en link på regionens hjemmeside til informasjon om politiattest på Normisjons hjemmeside, Normisjon.no/ressursdokumenter/politiattest.

2) Vurdere hvilke ledere som er direkte knyttet til regionen som det etter kriteriene skal kreves politiattest fra, for eksempel leirledere.

3) Sende ut informasjon om Normisjons/Actas rutiner for innhenting av politiattest til styrer i lokale barne- eller ungdomslag med veiledning om hvordan disse skal gå fram for å innhente politiattester av sine ledere til ledere av barne- og ungdomsgrupper som ikke har et styre over seg og til leirledere over 17 år, sammen med skjema som skal fylles ut til alle ansatte som har oppgaver som gir mulighet til å opparbeide et tillits- og/eller ansvarsforhold til en mindreårig eller personer med utviklingshemming, sammen med skjema som skal fylles ut

4) Innhente, underskrive og videresende til søkernes lokale politikontor undertegnet søknadsskjema fra
- ledere av barne- og ungdomslag uten styrer
- leirledere
- de ansatte dette berører

5) Ta imot framvist politiattest fra personer nevnt i pkt 4), og registrere navn og dato i et eget skjema for når politiattest er framvist.

6) Ta kontakt med personalleder i Normisjon eller administrasjonsleder i Acta dersom noen ikke ønsker å levere politiattest eller leverer politiattest med merknad.

7) Ta kontakt med lokale styrer som ikke sender inn oversikt over mottatte politiattester i sin årsrapport.

8) Sørge for at informasjon om mottatte politiattester kommer med i regionens årsmelding.

9) Hovedansvarlig skal sende inn søknadene om politiattest til politiet i det distriktet søkerne er registrert i folkeregisteret. Søknaden må undertegnes av søkeren og av den ansvarlige for ordningen.

c) Lokallagets ansvar

Lokallag som bare har en eller to ledere må fremvise politiattest direkte til regionleddet. Lokallag med styre oppnevner en politiattestansvarlig med varaperson. Det må av protokollen fra styremøtet fremkomme at de er innforstått med og anerkjenner at de er underlagt taushetsplikt overfor uvedkommende i forhold til de opplysningene de får kjennskap til. Det samme gjelder for styrets leder.

Den lokalt ansvarlige for politiattester har ansvar for:

1) Be om politiattest av alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for laget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming.

2) Oppnevne en hovedansvarlig (over 18 år) for å håndtere ordningen, samt en varaperson.

3) Fastsette hvilke oppgaver/verv og hvilke personer som er omfattet av ordningen.

4) Gjøre søknadsskjema tilgjengelig og informere aktuelle personer om at de må ha politiattest.

5) Samle inn søknadsskjemaene og sende disse til politiet i det distriktet søkerne er registrert i folkeregisteret. Søknaden må undertegnes av søkeren og av den ansvarlige for ordningen. Attesten sendes fra politiet til den enkelte søker, som så framviser attesten til hovedansvarlig.

6) Lagre opplysninger om hvilke personer som er avkrevd politiattest, at attesten er framvist og dato for framvisningen. Selve attesten beholdes av søkeren.

7) Ikke gi oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming til personer som ikke har framvist politiattest eller som har anmerkninger på attesten.

8) Ta kontakt med Acta/Normisjon sentralt ved administrasjonsleder i Acta eller personalleder i Normisjon for råd og veiledning dersom noen ikke ønsker å fremvise politiattest eller fremviser en attest med merknad, eller for å få mer informasjon om ordningen generelt.

 
 

5. Referanser

 

6. Vedlegg

For mer informasjon, se
Actas beskrivelse av retningslinjene
Normisjons beskrivelse

Godkjent av:
Generalsekretær

Saksbehandler:
Personalleder

Gyldig fra:
01012013
Versjon: 002

Sist kontrollert:
15.03.2021